内容証明郵便の書式集

内容証明郵便の作成方法

内容証明は手紙ですが、郵便局が特殊取扱をする関係上、形式には一定の制約があります。 したがって、これに反していると窓口で受け付けてもらえないので注意が必要です。

１）使用文字の制約を守る
使用できるのは、仮名、漢字、数字、固有名詞の英字に限られます。 うっかりと固有名詞でない英字を使うと、扱ってもらえないので注意が必要です。

２）特殊な記号は使わない
記号は、括弧、句点の他に、一般に記号として使用されるものは使えることになっています。 業界のみで通用しているような特殊な記号は使えないので、注意が必要です。

３）字数、行数の制約を守る
字数の制約は、1枚の用紙につき、横書きの場合、「1行13字以内、1枚40行以内」か「1行26字以内、1枚20字以内」です。 縦書きの場合、「1行20字以内、26行以内」です。

４）字句の訂正法にもルールがある
「訂正」や「挿入」や「削除」をする場合には、その「字数」「箇所」を欄外か末尾の余白に記入して押印しなければなりません。 また、訂正や削除をした元の文字は、明らかに読みえるよう字体を残すことが必要とされています。 できれば、パソコンで字数、行数の設定をし、間違いがないと確認してから印刷すればいいと思います。

５）用紙が複数の場合は、契印をする
字数、行数の関係から1枚の用紙におさまりきらず、2枚以上になる場合には、ホッチキス等でとじた上で「綴目に契印すること」が必要です。 つまり、2枚にまたがって印を押すことになります。

６）文書は1通に限る
同じ相手に出すものであっても、同時に2通以上出すことはできません。それぞれ別の内容証明で出すなどの工夫が必要です。 また、1通のみですから、添付資料なども同封することはできません。

７）決められた通数を用意する
1名に出すときには、現物1通と謄本2通の計3通が必要となります。